Làm việc với đội marketing ở Việt Nam khi bạn đang kinh doanh ở nước ngoài

Làm việc với đội marketing ở Việt Nam khi bạn đang kinh doanh ở nước ngoài gói lại trong ba thói quen: thống nhất giờ hai bên liên lạc được, viết brief rõ ràng trước khi bắt đầu, và duyệt theo một cách cố định do một người chịu trách nhiệm. Làm đúng ba việc đó thì khoảng cách không còn là vấn đề. Bài này đi qua từng việc, kèm bảng múi giờ, một mẫu brief để chép và một nhịp làm việc mỗi tuần vừa với người đứng tiệm cả ngày.

Vì sao chủ tiệm ở nước ngoài chọn đội ở Việt Nam, và đội không làm được gì

Lý do thường rất giản dị. Bạn nói điều mình muốn bằng tiếng Việt, bằng lời của mình, không phải đi tìm chữ tiếng Anh. Đội hiểu bạn từ đâu tới, vì sao công thức đó quan trọng, Tết có nghĩa gì với nghề của bạn. Và một studio làm việc bằng hai thứ tiếng thì viết được cho cả bà con lẫn khách bản xứ.

Cũng nên nói thật về giới hạn. Một đội ở Hà Nội hay Sài Gòn chưa từng đứng ở bãi đậu xe trước tiệm bạn. Họ không biết tiệm cách hai căn vừa giảm giá, dân văn phòng thứ Sáu là vắng, hay bảng hiệu của bạn nhìn từ ngoài đường ra sao. Họ không ghé qua chụp giùm một tấm hình được.

Nên thỏa thuận là thế này: họ lo tay nghề, bạn lo phần tại chỗ. Mọi thứ trong bài này đều là cách chuyển hiểu biết tại chỗ của bạn qua khoảng cách đó.

Múi giờ: để chênh lệch làm lợi cho mình

Việt Nam giữ một giờ quanh năm. Nhiều nước nơi người Việt làm ăn thì đổi giờ hai lần mỗi năm, nên khoảng chênh xê dịch một tiếng. Khi hẹn họp, bạn nhớ xem lại khoảng chênh lúc đó.

Ba nguyên tắc sau giúp mọi chuyện nhẹ đi.

1. Phần lớn công việc không cần gọi. Tin nhắn và tin thoại đi qua múi giờ mà không ai phải thức khuya.
2. Tận dụng ban đêm. Ở Mỹ, bạn gửi góp ý sau khi đóng tiệm, đội đọc vào đầu ngày của họ, và sáng bạn dậy có thể đã có bản mới. Ở châu Âu, tin bạn nhắn buổi sáng được trả lời ngay trong buổi chiều bên kia.
3. Giữ một khung giờ cố định. Nửa tiếng đều đặn vào cùng một ngày trong tuần, ở giờ dễ chịu cho cả hai bên, là đủ cho những chuyện nói thì nhanh hơn viết. Chọn ngày tiệm vắng.

Khi ghi giờ, luôn ghi kèm thành phố: "9 giờ tối thứ Ba giờ Houston, sáng thứ Tư giờ Việt Nam". Cách này tránh được kiểu nhầm hay gặp nhất, là nhầm ngày.

Cần giao gì ngay từ đầu

Tuần đầu sẽ nhanh hơn nếu bạn gom sẵn những thứ này trước buổi nói chuyện đầu tiên. Để hết vào một thư mục chung.

• Tên tiệm đúng như trên giấy đăng ký và trên bảng hiệu, cùng địa chỉ, số điện thoại, giờ mở cửa.
• Menu hoặc bảng giá đang dùng.
• Hình mặt tiền chụp từ ngoài đường, bên trong, nhân viên, và những mẫu hoặc món bạn ưng nhất. Chụp bằng điện thoại là được.
• File logo nếu có, và tên người đã làm ra nó.
• Ba đối thủ gần đó và khách nói gì về họ.
• Vài dòng về khách: ngày thường ai tới, cuối tuần ai tới, họ hay hỏi gì nhất.
• Những thứ không được đổi: cái tên, màu mà khách quen đã nhớ, một món ăn.

Viết brief sao cho đội làm được ngay

Brief là một yêu cầu viết ngắn gọn. Nó cứu bạn khỏi ba ngày bị mất khi một đội lệch múi giờ phải đoán, phải hỏi rồi chờ bạn trả lời. Một trang là đủ. Hãy viết bằng thứ tiếng bạn quen nghĩ.

Có hai dòng quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. "Dùng ở đâu" quyết định kích thước và định dạng, sai chỗ này là phải làm lại. "Hạn chót và lý do" giúp đội báo sớm cho bạn nếu ngày đó không khả thi.

Duyệt: một tiếng nói, số vòng rõ ràng

Phần lớn sự chậm trễ khi làm việc từ xa không do khoảng cách. Nó do chuyện duyệt không rõ.

• Một người quyết. Bạn cứ hỏi ý chồng hay vợ, con gái, quản lý. Rồi một người gom lại và gửi đi. Đội nhận ba ý kiến từ ba người thì không biết đi hướng nào.
• Mỗi vòng một tin nhắn. Xem hết, để qua đêm nếu được, rồi gửi mọi góp ý một lượt. Năm tin nhắn rải trong ngày, tin sau sửa tin trước, là tốn năm vòng.
• Nói rõ cái gì và vì sao. "Chị không thích" thì đội không biết sửa gì. "Màu đỏ này ồn quá so với một tiệm yên tĩnh" hay "Khách của chị sẽ không tìm ra giá gel" thì họ biết.
• Thống nhất số vòng chỉnh sửa trước khi bắt đầu, và quá số đó thì tính sao.
• Im lặng không phải là đồng ý. Hẹn nhau bạn có bao lâu để trả lời, và trả lời bằng chữ: "Chị duyệt, em làm tiếp nha."

Quyền truy cập, file và thứ gì là của ai

Đây là phần chủ tiệm hay bỏ qua rồi về sau hối hận.

• Tài khoản đứng tên bạn. Trang Facebook, tài khoản Instagram, trang Google của tiệm, tên miền website: tất cả lập bằng email và số điện thoại của bạn, và bạn vẫn là chủ.
• Thêm người vào, đừng đưa mật khẩu. Phần lớn nền tảng cho người chủ cấp quyền cho người khác theo vai trò, sau này gỡ ra được. Meta for Business hướng dẫn việc này cho Facebook và Instagram, còn Trung tâm trợ giúp Google Business Profile chỉ cách thêm và gỡ người quản lý. Các bước cụ thể thay đổi theo thời gian, bạn làm theo hướng dẫn mới nhất.
• Xin đủ file cuối cùng. Khi dự án xong, bạn phải có logo ở dạng chỉnh sửa được và dạng dùng ngay, phông chữ hoặc tên phông, mã màu, và bộ hướng dẫn. Cất một bản ở nơi không chỉ là một chiếc điện thoại.

Thỏa thuận và thanh toán

Hãy ghi phạm vi công việc ra giấy, kể cả với người bạn tin: giao những gì, định dạng nào, mấy vòng chỉnh sửa, tiến độ, thành phẩm thuộc về ai, và nếu một bên dừng thì sao. Hỏi rõ báo giá tính bằng đồng tiền nào và trả bằng cách nào.

Còn ghi khoản chi này vào sổ sách thế nào, có thuế gì khi trả cho một công ty ở nước khác hay không, thì tùy nơi bạn sống. Chuyện đó bạn hỏi kế toán hoặc người có chuyên môn, không phải việc của một bài hướng dẫn marketing.

Một nhịp làm việc mỗi tuần vừa với người đứng tiệm

• Thứ Hai: đội gửi những thứ đã sẵn sàng để xem, mỗi thứ kèm một câu hỏi rõ ràng.
• Trễ nhất thứ Tư: bạn trả lời trong một tin nhắn, sau giờ đóng tiệm.
• Thứ Năm: cuộc gọi nửa tiếng cố định, chỉ khi có chuyện cần nói.
• Thứ Sáu: đội xác nhận thứ gì đã duyệt và tuần sau làm gì.

Những lỗi thường gặp

• Nghĩ rằng đội tự biết khu của bạn. Bạn không kể về đối thủ mới mở hay con đường đang đào trước tiệm thì họ không bao giờ biết.
• Chỉ chọn theo giá. Hãy xem việc họ đã làm và cách họ giải thích quy trình. Bài cách chọn agency Việt Nam làm marketing quốc tế có sẵn các câu nên hỏi.
• Bỏ qua bước kiểm tra tại chỗ. Trước khi in bất cứ thứ gì bằng tiếng Anh hay tiếng bản xứ, hãy nhờ một người lớn lên ở đó đọc lại. Xem bài marketing song ngữ cho doanh nghiệp Việt ở nước ngoài.

Chúng tôi làm việc với chủ tiệm ở nước ngoài thế nào

Bunchasake là một studio Việt làm việc giữa Việt Nam và Ý, online với khách ở bất cứ đâu, bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Một dự án bắt đầu bằng một email, rồi một buổi nói chuyện 60 phút, và đi qua bốn bước, bạn duyệt sau mỗi bước. Chi tiết có ở trang thương hiệu và marketing cho doanh nghiệp Việt ở nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có phải nghe điện thoại lúc nửa đêm không?

Không. Phần lớn công việc làm được qua tin nhắn hoặc tin thoại. Một cuộc gọi ngắn cố định mỗi tuần hoặc thưa hơn, vào giờ hợp lý cho cả hai bên, thường là đủ, và ở Mỹ thì đó hay là buổi tối của bạn.

Tiếng Anh tôi yếu, tôi viết brief bằng tiếng Việt được không?

Được, và đó là một trong những lý do chính để làm với đội người Việt. Hãy viết bằng thứ tiếng bạn quen nghĩ. Chỉ cần chắc rằng bản tiếng Anh hoặc tiếng bản xứ cuối cùng được một người lớn lên với thứ tiếng đó đọc lại trước khi in.

Đội ở Việt Nam làm sao hiểu được khách ở thành phố của tôi?

Qua những gì bạn đưa: hình ảnh, menu hoặc bảng giá, đối thủ, những câu khách hay hỏi, và mô tả ngày nào ai tới. Một đội làm kỹ cũng sẽ tự tìm hiểu đối thủ và các trang của bạn trên mạng. Nhưng họ không thay được đôi mắt của bạn ngoài đường.

Ai nên đứng tên các tài khoản mạng xã hội và website?

Bạn. Hãy lập bằng email và số điện thoại của mình, rồi thêm đội vào với vai trò phù hợp. Xong việc thì gỡ quyền, tài khoản vẫn là của bạn.